Duits personeel aannemen of Nederlands personeel in Duitsland inzetten? Dit moet je weten!

Het aannemen van Duits personeel of het inzetten van Nederlandse medewerkers in Duitsland brengt complexe juridische en fiscale vraagstukken met zich mee. Als ondernemer krijg je te maken met vragen zoals: welk arbeidsrecht is van toepassing, waar betaal je loonbelasting en hoe regel je sociale verzekeringen en pensioenen? Dit blog geeft heldere antwoorden en praktische tips, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en jouw grensoverschrijdende activiteiten succesvol kunt organiseren. Of je nu net overweegt de stap naar Duitsland te zetten of al actief bent, deze inzichten helpen je om aan alle verplichtingen te voldoen en de risico's te beperken. 

Toepasselijk arbeidsrecht en CAO 

Bij het aannemen van een inwoner van Duitsland op een Nederlandse BV, of bij het inzetten van Nederlands personeel in Duitsland, is het cruciaal om te bepalen welk arbeidsrecht van toepassing is. In principe is het arbeidsrecht van het land van toepassing waar de werknemer zijn werkzaamheden gewoonlijk verricht. Dit betekent dat voor werknemers die hoofdzakelijk in Duitsland werken het Duitse arbeidsrecht geldt. Dit heeft invloed op arbeidsvoorwaarden en ontslagbescherming. Het is mogelijk dat bepalingen in een Nederlandse CAO ook van toepassing zijn op de arbeidsrelatie met een in Duitsland wonende werkende werknemer. Een goede analyse vooraf is belangrijk.  

Loonbelasting 

Waar loonbelasting moet worden afgedragen, hangt af van verschillende factoren, zoals de vestigingsplaats van de werkgever, de woonplaats van de werknemer en de locatie waar de werkzaamheden worden uitgevoerd. Als een werknemer in Duitsland woont en werkt, is doorgaans de Duitse belasting verschuldigd over het loon. Dat betekent niet automatisch dat de Nederlandse werkgever ook Duitse loonbelasting moet inhouden. Voor de naar Duitsland uitgezonden Nederlandse werknemer geldt de zogenaamde 183-dagenregeling. Deze regeling is echter uitgebreider dan veelal gedacht wordt: indien sprake is van een fiscale vaste inrichting heb je al te maken met Duitse loonbelasting vanaf de eerste werkdag in Duitsland. 

Het is mogelijk dat er over een deel van het salaris in Duitsland belasting moet worden betaald en over een ander deel in Nederland.  

Sociale verzekeringen 

Werknemers die vanuit Nederland tijdelijk naar Duitsland worden gestuurd of die in Nederland wonen en zowel in Nederland als in Duitsland werken voor een Nederlandse werkgever, zijn – onder voorwaarden- sociaal verzekerd in Nederland.  

Werknemers die volledig in Duitsland werken of die in Duitsland wonen en deels in Duitsland werken, vallen in de regel onder het Duitse sociale zekerheidsstelsel. Dit betekent dat werkgever en werknemer Duitse premies moeten afdragen voor onder andere de ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, werkloosheidsverzekering en het wettelijke ouderdomspensioen. Het is noodzakelijk om de werknemer aan te melden bij de relevante Duitse instanties en zorg te dragen voor een correcte loonadministratie en afdrachten.  

Voor de volledigheid, je kunt belasting verschuldigd zijn in meerdere landen, maar je bent (binnen Europa) maar in een land sociaal verzekerd! 

Pensioenregelingen 

In Duitsland kent men het wettelijke ouderdomspensioen (Rentenversicherung). In tegenstelling tot de Nederlandse AOW is de opbouw van de Rentenversicherung mede afhankelijk van de hoogte van het salaris.  Naast deze wettelijke regeling kunnen werkgevers aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden, maar dat is niet gebruikelijk. Het is belangrijk om werknemers goed te informeren over de opbouw van hun wettelijke ouderdomspensioen en eventuele aanvullende regelingen die door de werkgever worden aangeboden. Vergeet voor werknemers met een partner en/of kinderen hebben de gevolgen voor het nabestaandenpensioen niet! 

Auto van de zaak 

Het ter beschikking stellen van een auto van de zaak aan een werknemer die in Duitsland woont en werkt, heeft fiscale consequenties. Het privégebruik van de auto wordt net zoals in Nederland beschouwd als loon in natura en is onderhevig aan Duitse belasting- en sociale zekerheidsbijdragen. Het aanschaffen of leasen van een auto met Duits kenteken door een in Nederland gevestigde onderneming/werkgever leidt in de praktijk soms tot extra complicaties. Daarnaast kunnen er verplichtingen zijn met betrekking tot de Duitse BTW. Het is raadzaam om hierover advies in te winnen om onverwachte (fiscale) gevolgen te voorkomen.  

Valkuilen 

Bij het aannemen van Duits personeel of het inzetten van Nederlands personeel in Duitsland kunnen ondernemers tegen verschillende valkuilen aanlopen: 

• Culturele verschillen: De Duitse zakelijke cultuur kent andere normen en waarden dan de Nederlandse. Duitsers hechten bijvoorbeeld meer waarde aan hiërarchie en formaliteit. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het aansturen van personeel.  

• Juridische complexiteit: De Duitse arbeidswetgeving verschilt op meerdere punten van de Nederlandse. Zaken als opzegtermijnen, ontslagbescherming en arbeidstijden zijn anders geregeld. Zorg voor een goed begrip van deze verschillen om juridische problemen te voorkomen.  

• Administratieve lasten: Het naleven van de Duitse wet- en regelgeving brengt administratieve verplichtingen met zich mee, zoals het bijhouden van een Duitse loonadministratie en het afdragen van loonbelasting en/of sociale premies. Dit vergt nauwkeurigheid en kennis van de lokale regels.  
  
  

Succesvol internationaal personeel inzetten 

Internationaal ondernemen brengt complexe vraagstukken met zich mee op het gebied van arbeidsrecht, fiscaliteit en sociale verzekeringen. Bol Adviseurs beschikt over de expertise om jou als ondernemer te begeleiden bij het aannemen van Duits personeel of het inzetten van Nederlands personeel in Duitsland. Onze specialisten helpen je met: 

• Het bepalen van het toepasselijk arbeidsrecht in combinatie van een eventuele CAO, bij het opstellen van een correcte arbeidsovereenkomst. Het bepalen van de fiscale verplichtingen in beide landen en het optimaliseren van belastingposities, uiteraard voor zover mogelijk. 

• Advies over pensioenregelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. 

• Berekeningen en advies voor respectievelijk aan de naar Duitsland uitgezonden Nederlandse werknemers, voor loonbelasting, sociale verzekeringen en gevolgen in de inkomstenbelasting. 

• Het voeren van de Nederlandse loonadministratie en indienen van de loonaangiften voor grensarbeiders of advies en ondersteuning bij het inrichten van jouw bestaande loonadministratie ten behoeve van je grensarbeiders.  

• Het aanvragen van een A1 verklaring (verklaring toepasselijke sociale zekerheidswetgeving) voor je grensarbeiders. 
  
  

Conclusie 

Het succesvol aannemen van Duits personeel of het inzetten van Nederlands personeel in Duitsland vereist een grondige voorbereiding en kennis van de relevante wet- en regelgeving. Door aandacht te besteden aan arbeidsrechtelijke aspecten, fiscale en sociale zekerheidsrechtelijke verplichtingen en culturele verschillen, kun je de risico's minimaliseren en de kansen op succes vergroten.  

Overweeg je om jouw onderneming internationaal uit te breiden en heb je vragen over het aannemen van personeel over de grens? Neem dan contact op met onze experts. Zij begeleiden je bij elke stap van het proces, zodat je met vertrouwen de Duitse markt kunt betreden. Samen zorgen we voor een solide basis voor jouw internationale succes.