Geld besparen? Besteed aandacht aan de thuiswerkplek!

Thuiswerken wordt een blijvertje. Steeds meer organisaties blijven het ook na corona mogelijk maken om gedeeltelijk vanuit huis te werken. Werd er tijdens de corona pandemie vooral praktisch geredeneerd, in meer normale tijden zullen de spelregels weer meer in acht genomen moeten worden. Hieraan aandacht besteden zal geld besparen!

De inrichting van de werkplek is hierbij een belangrijk aandachtspunt. De werkgever heeft immers verantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden. Goede stoelen, bureaus en apparatuur zijn massaal van kantoor naar de thuiswerkplek verhuisd, of er is bijgedragen in de aanschaf hiervan. Fiscaal is dit wel een dingetje. Vrijwel geen enkele werknemer zal een thuiswerkplek hebben met een ingang en toiletvoorziening die niet met de rest van het huis gedeeld hoeft te worden. Op de nihilwaardering uit de Werkkostenregeling (WKR) kan dan geen beroep gedaan worden. Gelukkig kan de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen een oplossing bieden.

Voorzieningen voor thuiswerk onbelast vergoeden

Om deze voorzieningen onbelast te kunnen vergoeden, verstrekken of ter beschikking te kunnen stellen gelden echter enkele voorwaarden. Uiteraard moet de voorziening op de werkplek gebruikt worden, maar er moet ook een relatie zijn tussen de voorziening en het (arbo)beleid van de organisatie. Tot slot mogen er geen kosten voor rekening van de werknemer komen.

De thuiswerkplek moet opgenomen zijn in het arboplan. Geen plan betekent geen onbelaste voorziening zonder dat het vrije ruimte WKR kost. Neem de thuiswerkplek op in de risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E), toets de thuiswerkplek door een checklist in te vullen en leg in het arboplan vast welke voorzieningen je waarvoor regelt. Een eigen bijdrage van de werknemer in de kosten is uit den boze, tenzij je kan onderbouwen dat het voor door de werknemer gewenste extra luxe is. Zonder die onderbouwing vervalt door de eigen bijdrage de vrijstelling voor de hele vergoeding. Dan is de vrije ruimte WKR de enige escape, maar ondanks de verruiming in 2021 is ook die eindig en ligt een eindheffing van 80% op de loer.

Onderbouw de vaststelling van de maandelijkse kosten

In het belastingplan 2022 is voorzien in een gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding om de extra kosten voor elektriciteit, verwarming of koffie van € 2 per dag. Tegelijkertijd vervalt de mogelijkheid om de reiskostenvergoeding tijdens het thuiswerken ongewijzigd en onbelast door re betalen. Voor dezelfde dag een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding (voor woon-werkverkeer) toekennen kan niet beide via de gerichte vrijstellingen. Ook als je bij het vaststellen van de reiskostenvergoeding gebruik maakt van de 214-dagen regeling, dan geldt een anti-cumulatieregeling. Het is daarom nodig keuzes te maken en deze om te zetten in nieuw beleid.

Bij thuiswerken is een goede internetverbinding onontbeerlijk. Daarom mogen de maandelijkse kosten voor internet onbelast vergoed worden zodat je met de laptop en/of telefoon van de zaak verbinding met het netwerk kan maken. Onderbouw hiervoor hoe je de maandelijkse kosten vastgesteld hebt, want vergoeding van een 3-in-1 abonnement kan niet onbelast.

Ben je benieuwd naar meer informatie? Wij hebben een checklist gemaakt, waarin je precies kunt zien welke aandachtspunten er zijn bij het opstellen of aanscherpen van zo'n thuiswerkovereenkomst. 

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Er zijn dus voldoende administratieve aandachtspunten om te voorkomen dat de thuiswerkplek ongemerkt meer geld gaat kosten dan je vooraf bedacht had. Wil je meer informatie over hoe je thuiswerken binnen jouw bedrijf kunt vormgeven of heb je een specifieke vraag?  Neem dan contact op met één van onze specialisten Hein Vriens of Rob Kuijpers.  Zij helpen je graag verder!