Met deze 5 tips voorkom je als projectmanager uren- en budgetoverschrijding

Niets zo vervelend als na de afronding van een project te moeten concluderen dat het te veel geld en uren heeft gekost. Dat maakt je als projectmanager allerminst blij en ook de klant zal absoluut geen gat in de lucht springen. Maar hoe voorkom je zulke overschrijdingen? Wij geven je vijf tips!

Tip 1: Zorg dat je de (sub)doelstellingen helder hebt

Het einddoel van een project is meestal wel helder. Maar hoe dat doel bereikt wordt, dat is lang niet altijd vooraf duidelijk vastgelegd. Dus hoe kun je nu een reële uren- en budgetbegroting maken, zonder dat je precies weet welke stappen er moeten worden gezet? Door een project op te delen in meerdere subdoelen, ontstaat een duidelijker beeld wat er allemaal precies moet gebeuren om het einddoel te kunnen bereiken. En dat maakt het begroten van het aantal uren en de te maken kosten een stuk overzichtelijker.

Tip 2: Zorg voor een doorlopende monitoring

Zijn alle subdoelen helder en het begrote aantal uren en de kosten vastgelegd? Dan is het van belang om die gegevens niet in de kast te laten liggen tot het moment dat het project is afgerond. Een doorlopende monitoring van gemaakte uren en kosten en de status van de projectdoelen, zorgen ervoor dat je tijdig kunt ingrijpen als het project uit de bocht dreigt te vliegen. Op tijd herijken samen met de klant voorkomt scheve gezichten achteraf!

Tip 3: Stel alerts in

Maar juist dat continu monitoren van projecten vormt voor veel projectmanagers vaak een bottleneck. Want dat monitoren kost veel tijd. Gelukkig kan dat door het inzetten van Business Intelligence veel sneller en eenvoudiger. Simpelweg door in de BI-tool automatische alerts in te stellen. Alerts die bijvoorbeeld een seintje geven als een bepaald percentage van het budget of het aantal uren is bereikt. Welke alerts je wilt krijgen, bepaal je zelf en daarmee sluiten ze dus perfect aan op jouw werkmethodiek.

Tip 4: Evalueer projecten

Na de afronding van een project verdwijnt deze vaak linea recta in het archief. Zonder goede evaluatie. Zonde! Want juist door een project goed en structureel te evalueren, krijg je als projectmanager een schat aan informatie over onder andere werkwijze, valkuilen, successen en resultaten. En die informatie is weer heel waardevol voor toekomstige nieuwe projecten.

Tip 5: Verzamel gegevens en maak analyses

Wil je het maximale uit een evaluatie halen, dan is het belangrijk deze gegevens te verzamelen en afgeronde projecten met elkaar te vergelijken. Het maken van deze analyses gebeurt automatisch wanneer je gebruik maakt van een BI-tool. De inzichten die je hieruit krijgt, maken het veel eenvoudiger om voor vergelijkbare projecten in de toekomst duidelijker de richting en begroting te kunnen bepalen.

Voorkom uren- en budgetoverschrijding

Het mag duidelijk zijn: het overschrijden van projecturen en -budgetten is te voorkomen door Business Intelligence in te zetten. Een BI-tool maakt het namelijk mogelijk alle relevante gegevens te verzamelen, zichtbaar te maken, te combineren en te analyseren, zonder dat dit extra werk kost. Meer weten over de mogelijkheden? Download onze Business Intelligence brochure en ontdek hoe BIQ er voor kan zorgen dat je vanaf nu bij ieder project mooi binnen de lijntjes blijft