Thuiswerkbeleid: dit zijn de belangrijkste aandachtspunten

Waar je als werkgever voorheen misschien nog geen thuiswerkbeleid had, is daar met de komst van de coronacrisis waarschijnlijk verandering in gekomen. Thuiswerken is namelijk nog steeds de norm, tenzij het niet anders kan! Werken jouw medewerkers thuis, dan betekent dit meer verantwoordelijkheid voor jou als werkgever en extra aandacht voor de informatiebeveiliging en privacy van jouw bedrijf en data. Maar waar moet je nu allemaal aan denken? De belangrijke aandachtspunten bij het opstellen of aanscherpen van een thuiswerkbeleid hebben wij in dit artikel voor je opgesomd.

De zorgplicht van werkgever

Als werkgever heb je nu eenmaal de zorgplicht om een veilige en gezonde werkplek te creëren voor je werknemers. Ook wanneer deze werkplek thuis is. Dit gaat dan over het voorkomen van lichamelijke ongemakken, maar ook over de mentale gesteldheid van je werknemers. Op afstand is dit moeilijker te realiseren en controleren. Het is daarom van belang om:

• de risico’s van thuiswerken te inventariseren (RI&E) en vast te laten leggen door een adviseur;
• duidelijke afspraken te maken over thuiswerken en schriftelijk vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst en daarbij een thuiswerkprotocol als onderdeel van het personeelsreglement toe te voegen. Denk hierbij aan de bereikbaarheid voor collega’s, klanten en andere externe partijen, de inrichting van de thuiswerkplek, de kaders van de zorgplicht en aansprakelijkheid, maar ook de omgang met bedrijfseigendommen, de beveiliging en privacy en andere voorschriften passend bij jouw bedrijf;
• zo nodig maatregelen te treffen om ook buiten kantoor te zorgen voor een veilige en (mentaal) gezonde werkplek. De kosten daarvan komen voor rekening van de werkgever (artikel 44 Arbowet). Heeft de thuiswerkende werknemer al een goed ingerichte arbeidsplaats, dan hoeft de werkgever daar niet aan bij te dragen;
• naast zakelijk ook regelmatig persoonlijk contact met de werknemers te hebben.

Tip: vergeet niet om de ondernemingsraad tijdig te betrekken bij het opstellen van een thuiswerkbeleid.

Veilig omgaan met informatie en privacy

De toename van thuiswerken heeft ook gevolgen voor de informatiebeveiliging en privacy. Wij hebben een aantal punten opgesomd, waarvoor extra aandacht gevraagd moet worden bij het thuiswerken:

1. laat medewerkers werken op het bedrijfsnetwerk en maak bij het inloggen gebruik van sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie;
2. zorg voor een veilige verbinding zoals een VPN (Virtual Private Network) en laat medewerkers geen verbinding maken met openbare netwerken of gastennetwerken;
3. zorg dat hard- en software tijdig worden voorzien van relevante updates;
4. vermijd het gebruik van Shadow IT, dat wil zeggen dat medewerkers geen (web)applicaties mogen gebruiken zonder goedkeuring van de IT-afdeling;
5. wees extra alert op elektronische aanvallen. Het aantal phishing mails neemt toe en richt zich steeds vaker op actualiteiten, zoals Corona;
6. maak afspraken over het omgaan met papieren documenten. Neem alleen dossiers mee naar huis als het noodzakelijk is, beperk het printen van documenten of voorzie medewerkers van shredders. Maak medewerkers er ook van bewust dat ze gevoelige informatie afschermen voor familie of bezoek;
7. maak bij videogesprekken gebruik van goedgekeurde videobel-apps. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor een bruikbaar overzicht opgesteld;
8. maak medewerkers bewust van gedragsregels bij videogesprekken. Maak niet zomaar opnames van het gesprek, vraag om toestemming bij het bespreken van gevoelige informatie of noem geen namen maar bijvoorbeeld dossiernummers. Ben ook bewust van gevoelige achtergrondinformatie, bijvoorbeeld op whiteboards of privézaken).

Ben je benieuwd naar meer informatie? Wij hebben een checklist gemaakt, waarin je precies kunt zien welke aandachtspunten er zijn bij het opstellen of aanscherpen van zo'n thuiswerkovereenkomst.

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Wil je meer informatie, heb je interesse in een voorbeeld van of heb je een specifieke vraag over het opstellen van een thuiswerkovereenkomst?  Neem dan contact op met onze HR-specialist Hein Vriens, onze Privacy-specialist Thijs Peeters of met onze arbeidsrechtsjuristen Bas Jeckmans of Joyce de Graaff .  Zij helpen je graag verder!