Update: grensarbeiders en thuiswerken

Door de coronapandemie werken veel medewerkers nog steeds (op afstand) vanuit huis om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Nederland heeft met de Belgische en Duitse autoriteiten een overeenkomst gesloten over grensarbeiders en de sociale zekerheidsautoriteiten zijn een gedoogbeleid overeengekomen. Hieraan komt binnenkort echter een einde, want deze overeenkomsten worden per 1 juli 2022 beëindigd. 

Belastingovereenkomsten

Op basis van de belastingovereenkomsten kan het loon dat wordt verdiend op 'thuiswerkdagen', uitsluitend vanwege coronagerelateerde reisbeperkingen, worden geacht afkomstig te zijn uit het land waar de grensarbeider normaal gesproken zijn professionele taken zou hebben uitgeoefend zonder reisbeperkingen. De grensarbeider kan van deze overeenkomsten gebruik maken in de Belgische, Duitse en Nederlandse aangifte inkomstenbelasting en dit moet in de betrokken landen consequent worden toegepast.

De grensarbeider dient een passende administratie bij te houden (inclusief een schriftelijke bevestiging van de werkgever) welk deel van de thuiswerkdagen uitsluitend te wijten was aan coronamaatregelen. In principe is geen wijziging van de inrichting van de loonadministratie door de werkgever vereist, maar het kan nuttig zijn voor de grensarbeider, als daardoor de verplichting om een aangifte inkomstenbelasting in het werkland in te dienen vervalt. De overeenkomsten met België en Duitsland zijn onlangs verlengd tot 30 juni 2022. Per 1 juli 2022 zullen de overeenkomsten komen te vervallen en gelden de oorspronkelijke belastingverdragen weer.

Sociale zekerheidspositie

Op basis van de EU-verordening 883/04 is een werknemer, als hij in een periode van 12 maanden voor meer dan 25% van zijn totale EU-werkdagen structureel in zijn thuisland werkt, onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van het thuisland. Door het gedwongen thuiswerken als gevolg van de coronapandemie zou een overstap naar de sociale zekerheid van het thuisland kunnen plaatsvinden.

Om dit te voorkomen, zijn de sociale zekerheid instanties van de EU/EER-landen en Zwitserland overeengekomen om veranderingen in werkpatronen als gevolg van de coronamaatregelen, zoals een langere werktijd doorgebracht in het woonland wanneer dit niet het gebruikelijke werkland is, te negeren bij het bepalen van de toepasselijke sociale zekerheidswetgeving. Dit uitgangspunt geldt tot en met 30 juni 2022. Dit betekent dat veranderingen in werkpatronen als gevolg van de coronamaatregelen geen invloed hebben op de toepasselijke socialezekerheidswetgeving.

Tijdelijk karakter

Het is belangrijk op te merken dat de belastingovereenkomsten en het beleid voor de sociale zekerheid enkel gericht zijn op tijdelijke veranderingen in het werkpatroon als gevolg van de coronapandemie. Per 1 juli 2022 gelden daarom de normale regels weer. 30 juni 2022 wordt dus een keerpunt.

Bovendien zijn de belastingakkoorden en het beleid voor de sociale zekerheid uitsluitend gericht op tijdelijke veranderingen in het werkpatroon als gevolg van de coronapandemie. Nu landen hun coronamaatregelen versoepelen, kunnen autoriteiten aanvoeren dat thuiswerken niet meer het gevolg kan zijn van dergelijke maatregelen en dat dus de goedkeuringen uit de belastingovereenkomsten en beleid voor de sociale zekerheid niet meer van toepassing zijn.

Thuiswerkbeleid

Gezien de duur van de coronapandemie beginnen werknemers en werkgevers de voordelen van een flexibele werkplek in te zien. Bovendien wordt in de huidige markt hybride werken - de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken - een relevante arbeidsvoorwaarde voor het vinden en behouden van medewerkers.

Door deze maatschappelijke ontwikkelingen en met het oog op de versoepeling van de coronamaatregelen en de terugkeer naar de normale regels voor belastingen en sociale zekerheid, moeten werkgevers overwegen of ze op de lange termijn thuiswerken voor hun lokale werknemers en hun grensoverschrijdende werknemers willen faciliteren. Als dat het geval is, moet er een thuiswerkbeleid worden opgesteld, rekening houdend met de doelstellingen van de onderneming, het personeelsbeleid, gegevensbeveiliging en de implicaties voor arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingheffing.

De experts van Bol Adviseurs hebben de kennis en praktijkervaring om je te helpen bij het vormgeven en uitvoeren van jouw thuiswerkbeleid. Ook kun je zelf alvast aan de slag gaan met onze checklist thuiswerkovereenkomst.