|
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. In 2020 en 2021 mag de werkgever uitgaan van het reispatroon waar de vergoeding al op gebaseerd was en kon de reiskostenvergoeding daarom in veel gevallen onbelast blijven uitbetalen. Vanaf 1 januari 2022 is dit echter niet meer het geval.
Goedkeuring reiskostenvergoeding per 1 januari 2022 vervallen
Op 30 augustus 2021 heeft het kabinet aangekondigd dat de maatregel over de onbelaste vaste reiskostenvergoeding wordt verlengd tot 1 januari 2022. Dit betekent dat tot 1 januari 2022 de bestaande vaste reiskostenvergoeding door de werkgever nog onbelast kan worden vergoed ook al worden deze reiskosten als het gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
Het vervallen van de fiscale goedkeuring per 1 januari 2022 zal gevolgen hebben voor jou en jouw werknemers. De reiskostenvergoeding is alleen nog onbelast voor zover er nog gereisd wordt. Je zult dus het reispatroon van jouw werknemers in kaart moeten brengen. Blijft toch de volledige vergoeding betalen, dan is het meerdere belast. Je kunt de belaste vergoeding wel in de vrije ruimte onder brengen. Voor andere vaste kostenvergoedingen moet je onderzoeken in hoeverre de kosten nog worden gemaakt. Alleen dat deel blijft onbelast.
Of je de vaste (reis)kostenvergoedingen volledig door moet betalen hangt af van de afspraken in de cao, arbeidsovereenkomst en personeelshandboek.
Thuiswerkvergoeding
Mogelijk kun je jouw werknemers tegemoet komen met een onbelaste vergoeding voor het thuiswerken. Voor zover deze noodzakelijk zijn om thuis veilig te werken is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een beeldscherm, computer/laptop, mobiele telefoon e.d. gericht vrijgesteld. Indien je constateert dat jouw werknemer geen geschikte werkplek thuis heeft, kun je ook een bureau, bureaustoel en/of verlichting verstrekken aan jouw werknemer als dat nodig is en je daaromtrent een ARBO-beleid hebt vastgesteld.
Een algemene thuiswerkvergoeding voor de extra kosten van gas, water, licht, koffie en thee is niet vrijgesteld. Wel kun je deze onderbrengen in de vrije ruimte. Wij hebben een checklist gemaakt, waarin je precies kunt zien welke aandachtspunten er zijn bij het opstellen of aanscherpen van zo'n thuiswerkovereenkomst.
