Vergoeding voor thuiswerken: meer dan een thuiswerkvergoeding!

Vanaf 1 januari 2022 komt de goedkeuring om de onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer ongewijzigd voort te zetten, te vervallen. Tevens wordt een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag ingevoerd. Op het eerste gezicht simpel: vervang de reiskostenvergoeding voor de thuiswerkdagen in een thuiswerkvergoeding. Zo simpel is het echter niet altijd.

Oude regeling gaat op de schop

Werkt een werknemer bijvoorbeeld een deel van de dag op de zaak, denk aan een bespreking, en werkt hij de rest van de dag thuis dan moet een keuze gemaakt worden: een reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding. Heeft de werknemer een auto van de zaak, dan zijn beide vergoedingen voor die dag niet mogelijk.

Daarnaast gaat de oude 214 dagen-regeling op de schop. Voortaan worden de vaste reiskostenvergoeding en de nieuwe thuiswerkvergoeding niet meer (alleen) gebaseerd op het aantal dagen dat de werknemer per week werkt, maar op het aantal dagen per week dat de werknemer in de regel per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt. Dat werkt prima als de werknemer een min of meer vast patroon heeft voor werk op de zaak en thuiswerken, maar wat nu als de werknemer niet volgens een regelmatig patroon thuiswerkt? Ga je, als werkgever, elke maand per werknemer de thuiswerkdagen bijhouden en de vergoeding aanpassen?

Meerdere mogelijkheden

Bedenk voor dit soort situaties dat er meer mogelijk is dan alleen een thuiswerkvergoeding van €2 per dag. Vaak kun je op basis van het noodzakelijkheidscriterium een laptop en gsm verstrekken en/of de kosten van internet thuis vergoeden. Zo’n internetabonnement kost al gauw €35 per maand. Dat staat dus gelijk aan 17 x de dagelijkse thuiswerkvergoeding. En hiervoor bestaat geen anti-cumulatieregel met de reiskostenvergoeding.

Daarnaast blijf je als werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook als die bij de werknemer thuis is. Je zult deze dus ook moeten opnemen in je (verplichte!) Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) en het daarop gebaseerde Plan van Aanpak. In elk geval moet je zorgen voor een goede ergonomische thuiswerkplek als je werknemer die nog niet heeft. Denk daarbij aan: een goede tafel en bureaustoel, een los toetsenbord en een muis, een laptophouder of extra beeldscherm, voldoende verlichting. En ja, dergelijke Arbo-verstrekkingen zijn ook gericht vrijgesteld.

Download checklist thuiswerkovereenkomst!

Wanneer je thuiswerken wil gaan faciliteren is het zaak om hierover duidelijke afspraken te maken. Werken jouw medewerkers thuis, dan betekent dit namelijk meer verantwoordelijkheid voor jou als werkgever en extra aandacht voor de informatiebeveiliging en privacy van jouw bedrijf en data. Dit soort afspraken kun je vastleggen in een thuiswerkovereenkomst. Wij hebben een checklist gemaakt, waarin je precies kunt zien welke aandachtspunten er zijn bij het opstellen of aanscherpen van zo'n thuiswerkovereenkomst.

Hulp nodig? Onze specialisten ondersteunen je graag!

Wil je meer informatie over wat je voor de thuiswerkende werknemer kunt of moet regelen of heb je een specifieke vraag?  Neem dan contact op met Rob Kuijpers door hiernaast het formulier in te vullen.