Beschikt u al over een (gewijzigde) klokkenluidersregeling?

Werkgever let op: vóór 17 december 2023 zijn werkgevers met 50 tot 250 werkzame personen verplicht te beschikken over een (aangepaste) klokkenluidersregeling. Werkgever met 250 of meer werknemers hadden al op 18 februari 2023 moeten voldoen aan deze verplichting.

Wet bescherming Klokkenluiders

Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden die is gebaseerd op een EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders. Daarmee wordt de Wet Huis voor Klokkenluiders vervangen. Op grond van deze wet moest een werkgever bij 50 of meer werknemers ook al een interne meldprocedure en een meldpunt voor klokkenluiders hebben. Met de Wet bescherming klokkenluiders is er een aantal zaken gewijzigd ten opzichte van de Wet Huis voor Klokkenluiders. In dit artikel wordt slechts op een aantal elementen van deze nieuwe wet ingegaan.

Begrip ‘werknemers’

Onder het begrip ‘werknemers’ vallen niet langer alleen personen met een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling. In de nieuwe regeling is het begrip ‘werknemers’ verruimd. Ook mensen die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verrichten, zoals uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs die een vergoeding ontvangen tellen voortaan mee.

Voor grote concerns met moeder- en dochtermaatschappijen en vestigingen in verschillende lidstaten, geldt dat elke onderneming met minstens 50 werknemers een eigen meldkanaal moet hebben. Nederlandse groepsmaatschappijen kunnen niet volstaan met het inrichten van één centraal meldpunt. Het idee hierachter is dat de drempel om te melden zo laag mogelijk moet zijn.

Interne meldprocedure

Het interne meldkanaal en de bijbehorende meldprocedure moeten aan strengere eisen gaan voldoen. De volgende elementen moeten worden behandeld in de meldregeling:

• Wanneer is er sprake is van een (vermoeden van en een)missstand?
• Hoe wordt omgegaan met de melding?
• Hoe kan een melding worden gedaan?
• Bij wie kan een melding worden gedaan?
• Wie neemt de melding in behandeling?
• Op welke wijze anoniem kan worden gemeld?
• Dat de werknemer het recht heeft een adviseur in vertrouwen te raadplegen.
• Dat de melder binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging krijgt.
• Dat de melder binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging informatie krijgt over de beoordeling en waar van toepassing.

Betrek de ondernemingsraad! 

Indien een meldregeling is opgesteld en beschikbaar is, moet deze nog op een goede manier worden ingevoerd. De ondernemingsraad moet bij het wijzigen of opstellen van een klokkenluidersregeling worden betrokken. De ondernemingsraad heeft namelijk een instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van ‘een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand. Wordt de klokkenluidersregeling vastgesteld of gewijzigd zonder instemming van de ondernemingsraad, dan is dit besluit nietig indien de ondernemingsraad schriftelijk een beroep op de nietigheid doet. Alle reden dus om de ondernemingsraad hierbij te betrekken.

Wanneer de organisatie geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft ingesteld – en daartoe ook niet is verplicht – bepaald de wet dat bij de vaststelling van de meldregeling meer dan de helft van de werknemers ermee moet instemmen. Dit is niet nodig als de inhoud van de meldregeling in een CAO is geregeld.

Strengere eisen meldprocedure en rechtsbescherming 

Voor de melder moet het mogelijk zijn om zowel mondeling, schriftelijk als in persoon een melding te maken. Als werkgever dient de identiteit van de melder geheim te worden gehouden, tenzij de melder toestemming geeft om zijn of haar identiteit bekend te maken. Zorg dat het privacybeleid van de organisatie hier op aan sluit. Daarnaast mogen melders niet worden benadeeld vanwege de melding. Het is ook verboden om te dreigen met een dergelijke benadeling.

De wet maakt het nu mogelijk voor melders om direct extern een vermoeden van een misstand te melden, bijvoorbeeld bij de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Consument en Markt, en het Huis voor Klokkenluiders. Daarnaast kunnen melders nu ook anoniem een vermoeden van een misstand extern melden, dat wil zeggen via een advocaat of een vertrouwenspersoon

Handhaving 

Op een later moment zal het Huis voor Klokkenluiders worden belast met het toezicht op de naleving van de Wet bescherming Klokkenluiders. Voldoet een organisatie niet aan de wet, dan kunnen zij ter handhaving een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete opleggen.

Wij denken graag met u mee bij het opstellen of actualiseren van uw interne meldprocedures. Heeft u vragen of advies nodig, neem dan met ons contact op.